Häufig liegt nicht alles in unserer Hand. Doch auch wenn es sich wie eine riesige Herausforderung anfühlt, ist genau das der beste Zeitpunkt, um proaktiv, produktiv und innovativ zu handeln – und sich auf das zu konzentrieren, das Sie tatsächlich kontrollieren können. Hier kommt ein Business Continuity Plan (BCP) ins Spiel.
Indem Sie sich ein klares Bild davon machen, wie sich verschiedene Arten von Problemen und Krisenphasen auf Ihr Unternehmen auswirken – sei es eine Rezession oder eine Naturkatastrophe – und einen realistischen Plan B für jede dieser Situationen erarbeiten, bewahren Sie auch in diesen Situationen einen kühlen Kopf und erhalten den Betrieb in Ihrem Unternehmen aufrecht.
Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über einen Business Continuity Plan für Ihr Unternehmen wissen sollten, und erhalten eine leicht verständliche Vorlage, die Ihnen den Einstieg erleichtert.
Ein Business Contuinuity Plan ist ein Dokument, in dem die wesentlichen Unternehmensinformationen aufgeführt sind, die zur Aufrechterhaltung des Betriebs und der finanziellen Tragfähigkeit bei einem unvorhergesehenen oder unerwarteten Ereignis erforderlich sind (Business Continuity Planning). Mit anderen Worten: Ihre berufliche Lebensader.
Ein Business Continuity Plan (BCP) enthält in der Regel Einzelheiten zur Kommunikation in Notfällen, zu kritischen Geschäftsaktivitäten sowie zu den Verfahren und Ressourcen, die zur Aufrechterhaltung der grundlegenden Funktionen während einer Störung erforderlich sind.
Ein BCP ist einer der wichtigsten Bestandteile des Risikomanagements. Er ist im Notfall die zentrale Anlaufstelle für die wichtigsten Informationen Ihres Unternehmens und umfasst sämtliche Abläufe, die für die grundlegende Funktionsweise Ihres Unternehmens erforderlich sind, sowie Anweisungen zur Vermeidung oder zumindest Bewältigung von Risiken bei Ausfällen während der Krise bzw. des unvorhergesehenen Ereignisses.
Zur Erinnerung: Wenn eine Katastrophe eintritt, wissen Sie nicht, wie Ihr Team reagieren wird. Selbst die besten Teammitglieder tun sich möglicherweise schwer damit, den Betrieb am Laufen zu halten. Mit einem BCP, der klare Anweisungen und gut dokumentierte Informationen beinhaltet, ist es für alle Betroffenen im Unternehmen leichter, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
Hier einige Beispielszenarien, in denen ein BCP hilfreich ist:
Sie wissen nicht, wie Sie mit Ihrem BCP anfangen sollen? Dabei hilft Ihnen unser Business-Continuity-Plan. Sie umfasst Folgendes:
Mit einer schnellen Business Impact Analysis sind Sie in der Lage, die wichtigsten Prozesse in Ihrem Unternehmen zu priorisieren und dann abzuschätzen, welche Auswirkungen es haben könnte, wenn sie nicht ausgeführt werden. Eine BIA besteht aus vier Elementen – hier eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Mit einem BCP soll sicher gestellt werden, dass Sie alle notwendigen Informationen haben, um Ihre Teammitglieder zu schützen. Vergewissern Sie sich also zunächst, dass Ihre Notfallkontaktliste auf dem neuesten Stand ist. Geben Sie alle wichtigen Kontakte an, z. B. Mitarbeitende, technische Unterstützung, Lieferanten, Notfallhilfe und zuständige Bankangestellte. Erstellen Sie dann einen Kommunikationsplan für Aktualisierungen und legen Sie fest, wer für die Aufrechterhaltung der Kommunikation verantwortlich ist.
Jedes Unternehmen hat „Must-haves“ und „Nice-to-haves“. Die „Must-haves“ sind die notwendigen Prozesse und Ressourcen, die Sie für den Betrieb Ihres Unternehmens benötigen. In diesem Teil der Übung lernen Sie, wie Sie sie erkennen und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Folgendes gehört möglicherweise dazu:
Beispiel: Nehmen wir an, ein Geschäft vor Ort muss schließen. Wenn Ihr Geschäft schließen muss, hat dies entscheidende Auswirkungen auf Ihre Fähigkeit, Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen.
Die Wiederherstellung des Normalbetriebs kann mehrere Wochen oder noch länger dauern. Sie sollten also prüfen, wie sich die Dauer der Ausfallzeit auf Ihr Unternehmen auswirkt. Schätzen Sie für jede kritische Geschäftsaktivität, die Sie oben ermittelt haben, deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen über verschiedene Zeiträume hinweg. So finden Sie heraus, wie lange eine Aktivität maximal ausfallen darf, bevor der Ausfall kritisch wird. Beispiel:
Beispiel: In unserem Szenario hat die 14-tägige Schließung einer Filiale ganz andere Auswirkungen auf Ihr Geschäft als eine Schließung von mehr als 60 Tagen.
Überlegen Sie für jede kritische Geschäftsaktivität, welche spezifischen Auswirkungen ein Ausfall auf Ihr Unternehmen haben könnte. Beispiel:
Beispiel: Wenn Ihr Geschäft geschlossen ist, müssen Sie Umsatzeinbußen hinnehmen. Außerdem verkaufen Sie möglicherweise mehr über Ihre Website, sodass Sie höhere Versandkosten und Ausgaben haben.
Die Ausfallzeiten Ihrer kritischen Geschäftsaktivitäten können sich auf Kunden, Finanzen und (gegebenenfalls) auf Ihre Fähigkeit auswirken, gesetzliche Vorschriften zu erfüllen. Schätzen Sie so viele dieser Auswirkungen wie möglich ab. Beispiel:
Beispiel: Wenn Ihr Geschäft geschlossen ist, können Sie möglicherweise die von Ihren Kunden bestellten Produkte oder Dienstleistungen nicht liefern, was Unzufriedenheit unter den Kunden nach sich zieht. Die Umsatzeinbußen würden sich auf X € belaufen.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil eines BCP sind die vorgesehenen Wiederherstellungsstrategien. Dies sind die alternativen Maßnahmen, die Sie und Ihr Unternehmen ergreifen können, um sich zu erholen und den Betrieb bei einem unerwarteten Ereignis wiederherzustellen.
Das sollten Sie in Bezug auf Wiederherstellungsstrategien tun:
Während sich ein Business Continuity Plan auf die Aufrechterhaltung des Betriebs und der finanziellen Tragfähigkeit konzentriert, bezieht sich ein Disaster Recovery Plan speziell auf die IT-Infrastruktur, z. B. auf die Wiederherstellung der technischen Systeme und des Datenzugriffs.
Diese zusätzlichen Ressourcen helfen Ihnen dabei, für unerwartete Ereignisse zu planen:
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