Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu Informationszwecken. Sie sollten immer unabhängige geschäftliche, steuerliche, finanzielle und rechtliche Beratung einholen, bevor Sie eine geschäftliche Entscheidung treffen.
Mehr Menschen als je zuvor kaufen online. Das bedeutet, dass Unternehmen überall auf der Welt versuchen, den Anschluss nicht zu verlieren. Aber viele Kleinunternehmer wissen, dass das Einführen neuer E-Commerce-Kanäle auch neue Herausforderungen mit sich bringt – und die drehen sich in der Regel um das Warenwirtschaftssystem.
Das Bestandsmanagement über mehrere Kanäle hinweg kann verwirrend, zeitaufwendig und stressig sein. Außerdem besteht ein erhöhtes Risiko für Fehler, was sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken kann, die Sie über Jahre hinweg aufgebaut haben. Ist das der Preis, den Sie für die Modernisierung Ihres Unternehmens zahlen müssen?
Die Antwort lautet natürlich: Nein. Es ist auf jeden Fall möglich, Ihre Vertriebskanäle miteinander zu verbinden – einfach und schnell. Sie können sich sogar die zusätzliche Arbeit sparen und sich darauf konzentrieren, die Früchte Ihrer Arbeit zu ernten.
Ihr Inventar ist nicht nur eine Liste in einer Excel-Tabelle oder Bilder in einer App. Dieser ist real, manchmal groß und oft chaotisch. Er nimmt in der Regel physischen Raum ein, und je nachdem, was Sie verkaufen, kann er verderben, aus der Mode kommen oder beschädigt werden. Wenn Ihr Lager nicht gut geführt wird, werden Sie mit überschüssigen Beständen überflutet oder Sie haben nicht genug und enttäuschen Ihre Kunden, die dann woanders kaufen.
Einige der wichtigsten Entscheidungen, die Sie als Geschäftsinhaber treffen, erfordern einen detaillierten Überblick über Ihren Lagerbestand. Wovon Sie mehr bestellen sollten, wovon Sie weniger bestellen sollten und vor allem, wie oft Sie es bestellen sollten – das ist nur der Anfang. Über Jahrhunderte wurde dafür Zettel und Stift benutzt (für einige von uns ist das immer noch der Fall). Aber wenn Sie eine Mulichannel-Strategie befolgen, wird die ohnehin schon schwierige Aufgabe noch schwieriger.
Viele Unternehmen haben dieses Problem mit einem einfachen Schritt gelöst: Sie sind auf eine Omnichannel-Strategie umgestiegen und haben ihre Vertriebskanäle miteinander verknüpft, um ein zentrales Inventory Management möglich zu machen.
Im Idealfall sollte Ihr Lagerbestand ausreichen, um die Nachfrage aller Ihrer Kunden zu befriedigen, ohne dass zu viel (oder lieber gar nichts) übrig bleibt. Veraltete oder beschädigte Bestände müssen preiswert verkauft oder auf andere Weise entsorgt werden, was kostspielig und verschwenderisch ist.
Aber das richtige Gleichgewicht zu finden, kann komplex sein: Nicht genügend Lagerbestand zu haben, bedeutet mögliche Umsatzverluste, enttäuschte Kunden und manchmal regelrechtes Chaos (vor allem, wenn Sie in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie tätig sind).
Es gibt ein weiteres Element, das Sie berücksichtigen müssen: die Bedeutung von Echtzeit-Daten was genau Sie in Ihrem Inventar haben. Wenn Sie schon einmal etwas im Laden verkauft haben und vergessen haben, Ihr Online-Inventar zu aktualisieren, wissen Sie genau, warum.
Zu viel oder zu wenig Lagerbestand ist in der Regel ein kurzfristiges Problem – aber ein Produkt zu verkaufen, das Sie nicht vorrätig haben, kann sich katastrophal auf die Kundenzufriedenheit auswirken und den Ruf Ihres Unternehmens nachhaltig schädigen (insbesondere im Zeitalter der Online-Bewertungen).
In Deutschland muss das Multichannel Inventory Management strenge Finanz- und Datenschutzgesetze befolgen. Eine zentrale Bedeutung haben die GoBD. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Sie besagt, wie und wie lange digitale Bestandsaufzeichnungen zugänglich sein müssen. Diese Aufzeichnungen müssen so gespeichert werden, dass sie sich bei einer Prüfung schnell finden lassen.
Im Rahmen der Buchführungspflicht sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, ordnungsgemäß Buchhaltung zu führen. Alle Geschäftsvorfälle müssen dokumentiert werden – dazu gehören alle Veränderungen des Bestands.
Das deutsche Handelsrecht (§ 240 HGB) besagt, dass jährlich eine Inventur durchgeführt werden muss. Unternehmen müssen Ihr Inventar am Ende jedes Geschäftsjahres physisch überprüfen. Anders gesagt: Ein Team geht ins Lager und es wird gezählt. Die Ergebnisse müssen mit den Beständen, die in der Steuererklärung angegeben wurden, übereinstimmen.
Die digitale Archivierung von Rechnungen muss den gesetzlichen Standards entsprechen. Demnach müssen Rechnungen und dazu gehörige Dokumente sicher und in einem digitalen Format gespeichert werden, das nicht manipuliert werden kann. Diese Dokumente müssen ebenfalls für die Steuerbehörden auf Anfrage leicht zugänglich sein.
Und davon haben die meisten Unternehmer sicherlich gehört: Die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung oder auch auf Englisch GDPR) ist ein kritischer Faktor. Es geht um die Erfassung und Verwaltung von Kundendaten. Zu den Vorgaben, die daraus entstehen, zählen z. B., dass Unternehmen die ausdrückliche Zustimmung einholen, die Menge der gespeicherten Daten minimieren und Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten einführen müssen. Das sollte besonders hervorgehoben werden, wenn es um den Fluss von Kundendaten zwischen Systemen und über verschiedene Vertriebskanäle hinweg geht.
Der digitale Point-of-Sale von PayPal ermöglicht es Ihnen, alle Transaktionen im Laden automatisch zu erfassen. Durch die Analyse der Performance von Produkten und des Kundenverhaltens stellt Ihnen die POS-Lösung kostbare Daten zur Verfügung. Folglich können Sie wichtige Erkenntnisse über Ihr Geschäft gewinnen. Sie helfen Ihnen dabei, Bestellungen genau zu bewerten. Ihr Ziel: mehr Bestseller und weniger Flops auf Lager. Das System hilft Ihnen auch, saisonale Muster zu erkennen. So können Sie Geld sparen und eine Überproduktion vermeiden.
Mit unserer Cloud-basierten App können Sie Ihr Unternehmen von fast überall auf der Welt führen. Oder einfach ein paar Stunden in Ihrem Büro gegen ein paar Minuten in Ihrem Wohnzimmer tauschen – die Entscheidung ist ganz Ihnen überlassen.
Wenn Sie Ihr Multi-Channel-Business in ein Omnichannel-Business umwandeln, können Sie Stunden (oder Tage) manueller Arbeit einsparen und Ihre Zeit für wichtigere Dinge nutzen – wie die Erstellung einer Omnichannel-Marketingstrategie, die Planung einer neuen Filiale oder einfach nur, um (endlich) eine Auszeit zu nehmen.
Wir haben unserem System viele kleine, effektive Funktionen hinzugefügt, die unseren Nutzern das Management ihres Inventars erleichtern. Dazu gehört auch, dass wir Sie benachrichtigen, wenn der Lagerbestand zur Neige geht – so erfahren Sie als Erster, wenn etwas stark nachgefragt ist.
Rückerstattungen sind eine der größten Herausforderungen im E-Commerce. In Deutschland sind sie von strengen Verbraucherschutzgesetzen festgelegt und haben eine massive Auswirkung auf den Betrieb. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) haben Verbraucher bei den meisten Käufen im Internet ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Die Händler müssen Rücksendungen akzeptieren und Rückerstattungen anbieten. Wie können Sie dies am besten umsetzen? In dem die Rückerstattungen in Ihr Warenwirtschaftssystemen integrieren. Nur so können Sie genaue Lagerbestände sicherstellen und Fehler reduzieren. Einige Methoden um Rücksendungen effizienter abzuwickeln, sind z. B. die Bestandsaktualisierungen in Echtzeit, automatische Genehmigungen von Rückerstattungen und zentralisierte Bearbeitungszentren. Um Unternehmensausfälle zu vermeiden, implementieren Unternehmen häufig Arbeitsabläufe, die die Prüfung von Rückerstattungen priorisieren, bevor sie wieder in den Bestand aufgenommen werden. Die negative Seite von Rücksendungen: Sie können die Kosten für den Versand und den Arbeitsaufwand erheblich erhöhen und einen möglichen Wertverlust der Produkte bedeuten. Die meisten Unternehmen arbeiten fortlaufend daran, den Rückerstattungsprozess zu optimieren. Dafür gibt es eine Vielzahl von Ansätzen. Um nur einige zu nennen: Anreize für Gutschriften, Analyse der Muster bei Rückerstattungen oder Investitionen in Systeme, die Prognosen erstellen. Das Gleichgewicht zwischen der Einhaltung von Gesetzen, Effizienz und der Kosten bleibt eine große Herausforderung.
Unser Kassensystem kann mit zahlreichen großen E-Commerce- und Buchungsplattformen verbunden werden, mit wenigen Schritten. Wenn Ihre Vertriebskanäle – online und offline – miteinander verknüpft sind, werden Ihre Bestände automatisch synchronisiert. Sobald ein Artikel verkauft oder ein Angebot bearbeitet wurde, wird es im System widergespiegelt – keine Fehler, keine Zeitverschwendung und keine unzufriedenen Kunden.
Das Angebot von Zahlung auf Rechnung und per Lastschrift ist auf dem deutschen Markt von entscheidender Bedeutung. Deutsche Kunden legen großen Wert auf bewährte – und vor allem vertraute – Zahlungsoptionen. Diese Präferenzen beeinflussen die Conversion Rates und wirken sich auch auf das Bestandsmanagement aus. Bei der Zahlung auf Rechnung kann der Warenbestand für längere Zeit schon bei Kunden sein oder reserviert werden, bevor die Zahlung eingeht. Das führt dazu, dass eventuell nicht ausreichend Kapital vorhanden ist, um Lagebestände auszugleichen. Im Gegensatz dazu ermöglicht das Lastschriftverfahren eine schnellere Bestätigung und damit einen schnelleren Lagerumschlag mit pünktlichem Zahlungseingang. Wenn die Zahlungsabwicklung und die Bestandssysteme miteinander verbunden sind, sorgt es dafür, dass die Lagerbestände in Echtzeit nach der Zahlungsbestätigung aktualisiert werden. Das alles hilft dabei, einen Überverkauf zu verhindern und die Genauigkeit der Auftragsabwicklung zu verbessern.
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